پروژه‌های تحولی شکست‌خورده در سازمان‌های ما کم نیستند و اگر از مدیران این سازمان‌ها و دست‌اندرکاران این پروژه‌ها بپرسید، ممکن است فهرستی طولانی از عوامل و علل شکست پروژه‌ها را برای شما ردیف کنند: کمبود بودجه و منابع مالی، نداشتن حمایت و تعهد مدیریتی، تغییرات سازمانی غیرمترقبه، نبود پیمانکاران و مشاوران ذی‌صلاح، تحریم‌ها و دشواری دسترسی به منابع خارجی، ....

در حقیقت همه این علل و عوامل ممکن است در عدم‌توفیق طرح‌ها و پروژه‌های تحولی مؤثر باشند، اما اگر از من بپرسید، که بیش از سه دهه است با این سازمان‌ها و این پروژه‌ها از نزدیک درگیر بوده‌ام، بر یک و تنها یک عامل به‌عنوان جامع همه این مشکلات تاکید می‌کنم و آن «ضعف ظرفیت کارفرمایی» است. ظرفیت کارفرمایی، مجموعه قابلیت‌هایی است که سازمان‌ها را قادر می‌کند خدمات موردنیاز خود را به‌نحو مؤثر و موفقیت‌آمیزی برون‌سپاری کنند. هر چه ظرفیت کارفرمایی سازمانی بالاتر باشد، احتمال موفقیت در پروژه‌هایی که با برون‌سپاری انجام می‌دهد بیشتر و ریسک شکست پروژه‌هایش کمتر است.

اما چه قابلیت‌هایی در شکل‌گیری و ارتقاء ظرفیت کارفرمایی یک سازمان مؤثرند؟

دسته اول، قابلیت‌هایی است که به اجرای موفق مرحله «تعریف کار» در فرآیند برون‌سپاری کمک می‌کنند. در پروژه‌های نرم‌افزاری و مشاوره‌ای، قابلیت‌هایی مانند مدیریت نیازمندی‌ها، مدیریت سبد برنامه‌های کاربردی، مدیریت استراتژیک و مدیریت معماری سازمانی از جمله قابلیت‌های کلیدی در این دسته هستند. فرآیند مدون و منضبط تعریف کار، از پالایش و اولویت‌بندی نیازها، تا توجیه فنی-اقتصادی و کسب تائیدات و تعهدات ذی‌نفعان کلیدی برای انجام کار و تدوین اسناد دقیق و شفاف ارجاع کار، نشانه سازمان‌هایی است که در زمینه این قابلیت‌ها بالغ‌تر هستند.

دسته دوم، شامل قابلیت‌هایی است که به «انتخاب مجری» و ارتباط با تامین‌کنندگان مربوط است. سازمان‌هایی که در این زمینه بالغ هستند، با یک نشانه کلیدی شناخته می‌شوند: به تامین‌کنندگان‌شان هم، مانند مشتریان و کارکنان‌شان توجه دارند و تیمار و نگهداشت تامین‌کنندگان را از وظایف کلیدی خود می‌دانند.

قابلیت‌های دسته سوم، به «مدیریت منابع» مربوط هستند. مانند تامین و تخصیص به‌موقع منابع مالی پروژه‌ها، اختصاص منابع کلیدی و مانند آن.

در مرتبه چهارم، قابلیت‌هایی قرار می‌گیرند که به «نظارت و تحویل‌گیری کار» مرتبط هستند. قابلیت‌هایی مانند مدیریت کیفیت، کنترل و گزارش‌دهی پروژه، تشکیل و اداره ساختارهای راهبری و نظارتی پروژه، ارتباطات و مانند آن.

در نهایت، دسته پنجم قابلیت‌های لازم برای ظرفیت کارفرمایی، قابلیت‌هایی است که توانمندی سازمان برای «مدیریت تغییر» را می‌سازند. بسیاری از پروژه‌های تحولی، نه به دلیل کیفیت اجرا و خروجی‌های خود پروژه، بلکه به‌دلیل عدم توانایی کارفرما در اجرای هماهنگ تغییرات سازمانی لازم، در ابعاد سه‌گانه People، Process و Technology برای جاری‌سازی و تحقق نتایج این پروژه‌ها، و هم‌چنین پیوند دادن این نتایج به سایر اقدامات و تغییرات، برای حصول نتایج کسب‌وکاری واقعی ناکام می‌مانند.

این فهرست نسبتاً طولانی ممکن است مأیوس‌کننده به‌نظر برسد! اما واقعیت این است که بدون آماده کردن این «اسباب بزرگی»، موفقیت در تحول سازمانی، هر چقدر هم که چشم‌انداز و انگیزه قوی برای انجام آن داشته باشیم، تنها از سر تصادف و خوش‌شانسی ممکن خواهد بود.

لینک این مطلب در لینکدین