هیچ معیاری مثل برخوردی که مدیران یک سازمان با زمان و زمان‌بندی می‌کنند، نمی‌تواند میزان عقلانیت (یا عدم عقلانیت) حاکم بر مدیریت آن سازمان را برملا کند. واضح است که همه مدیران در همه سازمان‌ها دوست دارند کارهای‌شان با حداکثر سرعت پیش‌ برود و به سرانجام برسد. اما کارها زمانبرند و انجام هر کاری زمان متناسب با سختی و اقتضائات آن کار می‌طلبد.
در تجاربی که سال‌ها در کار مشاوره با سازمان‌های بزرگ (عمدتاً دولتی) کشور داشته‌ام، کراراً مصادیق بارزی از این عدم عقلانیت در زمان‌بندی کارها را تجربه کرده‌ام. سناریوی معمول چنین است: ابتدا ایده یا طرح اولیه یک پروژه مشاوره در ذهن کارشناسان سازمان شکل می‌گیرد. برآورد زمانی اولیه‌ای هم از کار انجام می‌دهند که سنتاً ۶ ماه است! نه اینکه برآورد دقیقی از کار انجام داده باشند. ۶ ماه زمان خوبی «به‌ نظر می‌رسد». نه چندان کوتاه است و نه چندان طولانی. عدد رُندی هم هست. در محدوده فعالیت‌های یک سال هم می‌گنجد.
بعد از شکل‌گیری این ایده اولیه، فرآیند طولانی و فرسایشی تصویب آن شروع می‌شود. از مجاب کردن رده‌های مدیریتی به‌ترتیب از پائین تا بالا و «گرفتن امضاهای لازم» تا تصویب و تسجیل بودجه لازم، تا تهیه اسناد ارجاع کار مطابق قوانین و ضوابط،‌ و بعد فرآیند طولانی انتخاب مجری و مشاور، که شامل ارزیابی کیفی، ارزیابی فنی و سرآخر ارزیابی مالی و چک و چانه زدن برسر قیمت‌هاست. اگر بخت یاری کند و این فرآیند نیاز به تمدید و تجدید نداشته باشد، نوبت می‌رسد به ماراتن عقد قرارداد با مشاور. پیش‌نویس‌ها می‌رود و می‌آید و نظر همه از واحد مالی گرفته تا حقوقی و تدارکات و ... اخذ می‌شود. در این فاصله مشاور بخت‌برگشته هم لابد در تدارک اخذ و ارائه تضامین لازم از این بانک و آن بانک است. در چند سال گذشته هم مراحل جدید و زمان‌بری برای احراز صلاحیت از ابعاد مختلف به این فرآیند اضافه شده که آن هم داستانی است. کل این فرآیند گاهی ۸-۹ ماه و گاه بیش از یک‌سال طول می‌کشد و اگر در این میان با حوادث غیرمترقبه‌ای از قبیل تغییر دولت یا تغییر مدیران بالایی یا میانی یا حتی تغییر ساختار مواجه نشود،‌ سرانجام با امضا و ابلاغ قرارداد پایان می‌یابد. در تمام این مدت هم البته برآورد کار همان ۶ ماه اولیه باقی مانده است!
بعد از شروع کار، معمولاً اولین درخواست کارفرماها از مشاوران در ابتدای پروژه این است که «وقت زیادی از دست داده‌ایم و عجله داریم!» این تعجیل غیرمنطقی معمولاً منجر به انجام سرسری و بی‌کیفیت بعضی مراحل و نهایتاً تاخیر در دستیابی به اهداف پروژه می‌شود و سرآخر کارفرما از ترس تطویل بیش از حد پروژه، ناچار به پذیرش خروجی‌های بی‌کیفیت تن می‌دهد. به‌تعبیر آن حکایت معروف، سازمان در انتهای این فرآیند، هم خرج کرده است، هم چوب را خورده است و هم پیاز را!
واقعیت این است که بین مراحل مختلف اجرای یک پروژه مشاوره‌ای، از تعریف کار گرفته تا ارجاع کار و سپس انجام کار، باید تناسبی از نظر زمانی وجود داشته باشد. رعایت این تناسب زمانی، مسئولیت مهم مدیران سازمان است و تا مدیران ما نتوانند با رعایت صحیح ضوابط و مقررات یا با اصلاح مقررات دست‌وپاگیر به این تناسب برسند، وضعیت پروژه‌های مشاوره‌ای ما همین است که هست.

لینک این مطلب در لینکدین