1. مفهوم و خاستگاه معماری سازمانی

از واژه­‌ی «معماری سازمانی» تعاریف متعددی ارائه شده است. واژه «معماری» در ادبیات فناوری اطلاعات پیشینه­‌ی نسبتاً طولانی دارد. ترکیب «معماری کامپیوتر» در اوایل دهه 60 میلادی به­‌جای آنچه در آن زمان «سازمان کامپیوتر» نامیده می‌­شد و منظور از آن توصیف اجزاء، کارکردها و نحوه پیاده‌­سازی کامپیوترها بود، ابداع شد. از آن پس این واژه در ترکیباتی مانند «معماری نرم­‌افزار»، «معماری سامانه» و «معماری سازمانی» هم به­‌کار رفته و منظور از آن به‌­طور کلی اشاره به اجزاء اصلی یک موجودیت (نرم‌­افزار، سامانه یا سازمان)، نحوه ترکیب این اجزاء برای تحقق اهداف طراحی آن و هم­چنین نحوه توسعه و تحول آن موجودیت برای سازگاری با نیازهای محیطی است. معماری هم­چنین با همین معنی به حوزه‌­ها یا جنبه­‌های خاص سامانه­‌ها و سازمان‌­ها هم اطلاق می­‌شود؛ برای نمونه در «معماری کسب­‌وکار»، «معماری داده»، «معماری امنیت» و مانند آن.  به‌طور کلی، امروز «معماری سازمانی» به‌­عنوان مجموعه­‌ی یکپارچه و به‌­هم­‌پیوسته­‌ای از مدل­های توصیف­‌کننده جنبه‌­های مختلف یک سازمان به­‌کار می‌­رود. منظور از «جنبه» در این تعریف، عناصری مانند ساختار، فرآیندها، خدمات (سرویس‌­ها)، محصولات، داده­‌ها، سامانه­‌های کاربردی و زیرساخت و فناوری است. گرچه تک‌­تک این عناصر از مدت­ها پیش در حوزه­‌های مختلف مانند علوم مدیریت، مهندسی فرآیندها و مهندسی نرم‌­افزار مورد مطالعه بوده‌­اند، کشف روابط عمیق آن­ها و سودمندی عملی مدل­سازی این روابط، در اواخر دهه هشتاد میلادی، در قالب آنچه توسط یکی از پیشگامان این حوزه، جان زاکمن «معماری سازمانی» نامیده شد، راهگشای حوزه­‌ی گسترده­ای از مطالعات نظری و کاربردهای عملی در سه­ دهه گذشته بوده که امروزه دانش و کردار حرفه­‌ای معماری سازمانی را شکل می­‌دهد.

هر چند معماری سازمانی در اصل برای برنامه‌ریزی سیستم‌های اطلاعاتی در مقیاس سازمانی طراحی شده بود، به‌تدریج در حوزه‌های دیگر فناوری اطلاعات نیز به‌کار گرفته شده و امروزه حتی در زمینه‌ای فراتر از حوزه IT (به‌عنوان مثال برنامه‌ریزی استراتژیك سازمانی، بهبود و بازمهندسی فرآیندها، مدیریت تغییر و تحولات سازمانی و ...) نیز كاربرد دارد. همچنین كاربست این روش به‌عنوان یك فرآیند عمومی در همه سازمان‌های بزرگ و متوسط به‌رسمیت شناخته شده است.

گستردگی کاربردها و اثربخشی روزافزون معماری سازمان در سه زمینه برنامه­‌ریزی، مدیریت پیچیدگی و مدیریت تغییر باعث شده امروزه از آن به­‌عنوان یک قابلیت سازمانی مهم در زمره قابلیت‌­های مدیریتی سازمان­‌ها، در اکثر مدل­های مرجع فرآیندی نام­ برده شود. به‌­عنوان مثال، در مدل پرطرفدار «چارچوب طبقه‌­بندی فرآیندها PCF» که توسط مرکز بهره­‌وری و کیفیت آمریکا APQC منتشر می­‌شود، تعریف و نگهداری معماری سازمانی به‌­عنوان یکی از فرآیندهای عمومی (تیپ) بنگاه­‌های اقتصادی محسوب شده است. در سایر مدل­‌های مرجع صنعتی و بخشی متداول مانند TMF-Frameworx و COBIT نیز معماری سازمانی جایگاه مهمی در قابلیت­‌های مدیریت و راهبری سازمانی دارد. هم­چنین در مدل­‌های مرجع ملی که معمولاً توسط دولت­ها برای یکسان‌­سازی و استانداردسازی فرآیندها و خدمات ارائه­‌شده توسط سازمان­‌های دولتی و حاکمیتی تهیه و منتشر می‌­شود، بر ایجاد قابلیت مدیریت معماری سازمانی تاکید شده است. از جمله این مدل‌­های مرجع می‌­توان به چارچوب FEA در دولت فدرال آمریکا اشاره کرد.

در کشور ما نیز در چارچوب ملی معماری به ایجاد و تقویت قابلیت مدیریت معماری سازمانی در همه سازمان‌­های دولتی و حاکمیتی اشاره شده و در اسناد بالادستی توسعه دولت الکترونیکی نیز احکام و الزامات معینی برای این موضوع پیش­‌بینی شده است، که مهم­‌ترین آن احکام ماده 12 ضوابط فنی اجرایی توسعه دولت الکترونیکی است که در سال 93 با امضای رئیس جمهور به همه دستگاه­‌های اجرایی ابلاغ شده است.

2. چرا معماری سازمانی ضرورت دارد؟

ریشه توجه روزافزون و همه­‌گیری معماری سازمانی در سازمان­‌های دولتی و خصوصی را باید در نقشی دانست که مدل­‌های یکپارچه سازمانی در برنامه­‌یزی و مدیریت موثر تغییرات ایفا می­‌کنند. امروزه همه سازمان­‌ها، در هر بخش و صنعتی که فعالیت کنند و هر ماموریتی که داشته باشند، به‌­طور مستمر و مداوم در معرض انواع پیش‌ران‌­ها و عوامل تغییر قرار دارند. فشار محیط رقابتی برای ارائه محصولات و خدمات جدید و نوآورانه، تغییر در مدل­‌های کسب­‌وکار، تغییر در قوانین و مقررات ملی و بین‌­المللی، تغییر و بهبود روش‌های کار با هدف کاهش هزینه‌­ها، افزایش بهره‌­وری و ارتقای سطح رضایت­مندی مشتریان و ذی­‌نفعان، و تغییر شتابنده­‌ی فناوری همه از مهم‌­ترین پیش‌ران‌­های تغییر برای سازمان­‌ها هستند. شتاب روزافزون این عوامل و افزایش سطح تاثیرات آن­ها باعث شده امروزه مدیریت تغییر (یعنی شناخت و تحلیل پیش‌ران‌­های تغییر، برنامه‌­ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی مستمر تغییرات برای پاسخ­گویی مؤثر به این پیش‌ران‌­ها) به­‌عنوان یک عامل کلید موفقیت سازمان‌­ها درآید که کیفیت اجرای آن مستقیماً در موفقیت و شکست سازمان­‌ها و مدیران مؤثر است.

از آنجا که هر سازمان، سازه‌­ای مجازی است که از عناصر سازنده­‌ای مانند واحدهای سازمانی، فرآیندها، خدمات کسب­‌وکار، داده­‌ها و اطلاعات و سامانه­‌های کاربردی تشکیل شده است، و این عناصر به‌­صورت ذاتی با همدیگر در ارتباط متقابل هستند، برنامه­‌ریزی و مدیریت مؤثر تغییرات در یک سازمان، بدون داشتن نقشه­‌ی جامعی از این عناصر و ارتباطات این عناصر عملاً امکان‌­پذیر نیست. این نقشه، که مجموعه به‌­هم‌­پیوسته­‌ای است از مدل‌­های توصیف‌­کننده جنبه‌­های سازمان و ارتباط این جنبه‌­ها با همدیگر، همان چیزی است که معماری سازمانی نامیده می‌­شود. شکل فیزیکی ذخیره­‌سازی این مدل­ها را گاهی مخزن معماری سازمانی می­‌نامند که معمولاً توسط ابزارهای نرم‌­افزاری خاصی نگهداری می‌شود.

از مدل­‌هایی که در این مخزن ذخیره می­‌شود، برای تحلیل وابستگی و ارتباط عناصر سازمانی، کشف نقاط ضعف و مشکلات فعلی سازمان در وضعیت موجود، شناسایی نقاط قابل بهبود و طراحی آرایش مناسب عناصر در وضعیت مطلوب می­‌توان استفاده کرد. انتقال وضعیت سازمانی از فضای مساله، چه در وضع موجود و چه در وضعیت مطلوب، به فضای مدل­‌سازی که مستلزم ساده‌­سازی عناصر واقعی و تمرکز بر روی مهم‌­ترین جنبه­‌های این عناصر و روابط آن­هاست، به سادگی تحلیل و طراحی راه‌­حل­‌ها در فضای پاسخ کمک می­کند و دقت و سرعت برنامه‌­ریزی و مدیریت تغییرات و تحولات سازمانی را افزایش می‌­دهد.

3. جایگاه معماری سازمانی در چرخه بهره‌­وری سازمان­‌ها

مطابق «راهنمای اجرایی بند (الف) ماده (5) قانون برنامه ششم توسعه کشور» که از سوی سازمان ملی بهره­‌وری ایران تهیه و منتشرشده، در مدل چندسطحی شناسایی عوامل بهره­‌وری و رقابت­‌پذیری، اولین سطح به شناسایی عوامل درون­‌واحدی اختصاص دارد. در این سطح، عواملی مانند رهبری، استراتژی، ساختار، فرآیندها، محصولات و خدمات، منابع انسانی، مالی، فیزیکی، فناوری و ... باید شناسایی و ارتباط آن­ها تحلیل شود. همان­‌گونه که از تعریف پیش­گفته معماری سازمانی برمی­‌آید، بهترین ظرف و محمل برای شناسایی و نگهداری دانش سازمانی در مورد این عوامل، همان مخزن معماری سازمانی است. علاوه بر شناسایی عناصر و روابط در وضعیت موجود، تحلیل و استخراج مشکلات، طراحی وضعیت مطلوب و هم­چنین تعریف و پیگیری اقدامات و پروژه­‌های لازم برای افزایش بهره­‌وری (یعنی مراحل بعدی در چرخه مدیریت بهره­‌وری) نیز بر پایه­‌ی این مخزن قابل ­انجام خواهد بود. به­ این دلایل، برای سازمان­‌هایی که می­‌خواهند چرخه مدیریت بهره­‌وری را به‌­صورت جدی و مؤثر اجرا کنند، تعریف و ایجاد مخزن معماری سازمانی و راه‌­اندازی مجموعه فرآیندهای لازم برای مدل‌­سازی، تحلیل و طراحی معماری سازمانی (که از آن به قابلیت مدیریت و راهبری معماری سازمانی تعبیر می­‌شود)، یک ضرورت اجتناب­‌ناپذیر است.

*) این مقاله برای چاپ در نشریه «بهره‌­وری ملی» تهیه شده است.