همه ما آن حکایت معروف را شنیده‌ایم که کسی انگشترش را در خانه گم کرده بود و آن را در کوچه جستجو می‌کرد. چون از او سبب را پرسیدند، عذر آورد که شب است و خانه‌ام تاریک، لاجرم آن را در روشنایی کوچه می‌جویم! داستان بسیاری از سازمان‌های ما در چاره‌جویی برای مشکلات فرآیندی، از طریق راه‌حل‌های ساختاری، بی‌شباهت به این حکایت نیست.
الگوی تصمیم‌گیری رایجی در بین مدیران سازمان‌های کشور ما وجود دارد که برای حل مسائلی که اساساً ماهیت فرآیندی دارند، به راه‌حل‌های ساختاری متوسل می‌شوند. اینها نمونه‌هایی از مسائلی هستند که آن‌ها را فرآیندی محسوب می‌کنیم: ایجاد یا واگذاری یک وظیفه سازمانی جدید، کندی یا ناکارآمدی فرآیندهای موجود، عدم توازن در بار کاری واحدهای سازمانی مختلف، عدم دسترسی به اطلاعات یا دانش مشترک بین فرآیندهای مختلف و از این قبیل. بیشتر مدیران ما برای حل همه این مسائل، الگوی حاضر و آماده‌ای در ذهن دارند: واحد سازمانی جدیدی ایجاد می‌کنیم یا در واحدهای موجود، پست سازمانی جدیدی تعریف می‌کنیم و بعضی از وظایف را به این واحد/پست واگذار می‌کنیم.
اگر از مواردی که این‌گونه تصمیمات «ساختارافزایی» به‌عمد و معمولاً برای ایجاد فضایی برای جادادن دوستان و آشنایان و رفقا گرفته می‌شود بگذریم، واقعیت این است که توسل بی‌رویه به راه‌حل‌های ساختاری، ضمن اینکه معمولاً پاسخگوی مشکلات فرآیندی نیست، به‌مرور ساختار سازمان‌ را هم آن چنان متورم و پیچیده می‌کند که مدیریت آن اگر نه غیرممکن، حداقل دشوار می‌شود. به‌ویژه آن‌که در سازمان‌های ما، معمولاً ایجاد واحد/پست نسبتاً آسان، اما حذف واحد/پست‌های ایجادشده معمولاً دشوار و چه بسا غیرممکن است.
در بخش دولتی، که به‌ویژه با تورم نیروی انسانی و سازمان‌های متداخل و هم‌پوشان مواجه است، تجلی این الگوی تصمیم‌گیری، ایجاد فوری سازمان‌هایی است که گاه برای پاسخ‌گویی به یک نیاز موقت یا برآورده‌نشده توسط سازمان‌های متولی قبلی ایجاد می‌شوند و مثال‌هایی از آن را همه در خاطر داریم. در بخش خصوصی، نتیجه این الگوی ساختاراندیش نزد مدیران، ایجاد و رشد قارچ‌گونه‌ای از شرکت‌های کوچک و متوسط است که به‌سرعت تحت پوشش هولدینگ‌های اقتصادی (گاهی حتی برای مدیریت یک محصول تنها یا ارائه یک خدمت جدید) ثبت و راه‌اندازی می‌شوند. اخیراً کار به ایجاد هولدینگ‌های فرعی تحت پوشش هولدینگ‌های اصلی و الخ ... هم کشیده است. تو گویی تنها راه رشد یک بنگاه اقتصادی، ایجاد شرکت وابسته است! نگاهی به نسبت تعداد شرکت‌های ثبت‌شده به جمعیت کشور، و مقایسه آن با نسبت مشابه در اقتصادهای پیشرفته، خیلی چیزها را در اثرات اقتصادی این الگوی تصمیم‌گیری آشکار می‌کند.
ساختار و فرآیند (و در کنار آن‌ها، تکنولوژی) ابعاد مختلفی از قابلیت‌های سازمانی هستند. هر گونه تصمیم برای بهسازی، تحول، توسعه یا گره‌گشایی از مسائل سازمان‌ها، باید با توجه به این ابعاد مختلف و ارتباط آن‌ها گرفته شود.

برای مسائل فرآیندی، همیشه به‌دنبال راه‌حل‌های ساختاری نباشیم.

لینک این یادداشت در لینکدین